Ο οδηγός του καλού Receptionist!

Receptionist guide_eurotraining

Ασχολείσαι με τα τουριστικά επαγγέλματα; Αυτός ο οδηγός θα σε σώσει!

Το καλοκαίρι φθάνει και όλοι μετράμε αντίστροφα για τις ώρες κάτω από τον ήλιο, τις βουτιές από τα βράχια, τις βόλτες στα νησιά και εκείνες τις πολύτιμες ημέρες διακοπών, που μοιάζουν με όαση μέσα στο χάος των καθημερινών ρυθμών.
Για κάποιους, ωστόσο, αυτή η περίοδος ταυτίζεται με μια μεγάλη επαγγελματική ευκαιρία, αυτή στο χώρο των τουριστικών επιχειρήσεων.

Εάν ζεις στην Ελλάδα, γνωρίζεις καλά πως από την πρώτη ημέρα που το κοντομάνικο μπλουζάκι κάνει την επίσημη εμφάνισή του, μέχρι και την τελευταία ημέρα που η θερμοκρασία επιτρέπει σανδάλι και μαγιό, η χώρα μας είναι ένας επίγειος τουριστικός παράδεισος για επισκέπτες από όλο τον κόσμο, καθιστώντας αυτούς τους μήνες την βασική περίοδο λειτουργίας και κερδοφορίας για τον τομέα των τουριστικών επιχειρήσεων.
Εάν ανήκεις κι εσύ στον κλάδο, κατέχοντας την ιδιότητα του επαγγελματία σερβιτόρου, υπεύθυνου οροφοκομίας, food & baverage manager ή υπαλλήλου υποδοχής, αυτοί οι μήνες είναι μια μεγάλη ευκαιρίας απόκτησης εμπειρίας, τριβής και… απολαβών σε μία από τις αμέτρητες επιχειρήσεις του κλάδου.

Κάνε μια καλή αναζήτηση, πάρε τις συστάσεις που χρειάζεσαι για τον κάθε πιθανό εργοδότη, επίλεξε εκείνο που πληροί τις επαγγελματικές σου προδιαγραφές και ετοίμασε μια μεγάλη βαλίτσα, που θα τη γυρίσεις πίσω γεμάτη με εμπειρία.
Α! Κι αν ασχολείσαι με τον τομέα της υποδοχής, πριν πάρεις μέρος στο επόμενο Σεμινάριο Υπάλληλος Υποδοχής – Reception της Eurotraining, διάβασε ευλαβικά τον παρακάτω οδηγό!

Receptionist Guide

Κάθε επιχείρηση που προσφέρει δημόσιες υπηρεσίες χρειάζεται ένα άτομο (ή και περισσότερα) που θα αποτελέσει τον εκπρόσωπό της, ως φυσική παρουσία, στο κοινό. Όσο καλός γνώστης και επικοινωνιακά καταρτισμένος πρέπει να είναι λοιπόν, ένας ξενοδοχειακός υπάλληλος τηλεφωνικής υποστήριξης, άλλο τόσο καταρτισμένος και ικανός να ανταπεξέλθει σε κάθε συνθήκη, οφείλει να είναι και ο υπάλληλος υποδοχής a.k.a το πρώτο άτομο με το οποίο έρχεται σε επαφή ο πελάτης- και η καλή πρώτη εντύπωση είναι το ήμισυ της επιτυχίας.

1.Να είσαι οργανωτικός
Ένας υπεύθυνος υποδοχής καλείται να διευθετεί μέσα στην ημέρα αμέτρητα ζητήματα- και πολλά από αυτά ταυτόχρονα. Από τις τηλεφωνικές κλήσεις και κρατήσεις, μέχρι την ικανοποίηση των επιθυμιών ενός απαιτητικού πελάτη, τη διοργάνωση meetings και events, την παροχή κατεύθυνσης σε συναδέλφους και τόσα άλλα! Το άτομο που καλύπτει αυτή τη multi-tasking θέση πρέπει να είναι οργανωτικό και να κατέχει τα απαραίτητα πνευματικά εργαλεία, που θα του επιτρέψουν να ανταπεξέλθει στις παράλληλες απαιτήσεις.
Βρες ένα σύστημα καταγραφής και οργάνωσης που σου ταιριάζει, φρόντισε να καταχωρείς σε διαφορετικές πλατφόρμες τις διαφορετικές ανάγκες και προγράμματα, ώστε να μπορείς να τα παραδώσεις στον κάθε ενδιαφερόμενο όταν έρθει η ώρα (π.χ αφεντικό, συνάδελφος, πελάτης) χωρίς να πελαγώσεις, απόφυγε μη πρακτικές μεθόδους (τα sticky notes στην πραγματικότητα δε βοήθησαν ποτέ κανέναν).
Λειτούργησε αυτόνομα, χωρίς να περιμένεις κάποιος να σου αναθέσει τις εργασίες σου.
Ξέρεις τι πρέπει να κάνεις και πώς.
Just do it!

2.Η τεχνολογία είναι φίλη σου!
Ένας καλός receptionist πρέπει να ξέρει να χειρίζεται με κλειστά μάτια όλες τις συσκευές που χρειάζεται. Πρέπει να μάθεις να πατάς τα άπειρα κουμπιά του τηλεφώνου σου, που συνδέουν γραμμές και μεταφέρουν κλήσεις, με την ταχύτητα που κουμπώνεις τα κουμπιά του πουκαμίσου σου, να χειρίζεσαι τον εκτυπωτή και το fax σαν να το κάνεις από την ημέρα που γεννήθηκες και ο υπολογιστής, τα προγράμματα κρατήσεων και τα e-mails σου να μοιάζουν με παιχνιδάκια στα χέρια σου!

3.Να είσαι καλός ακροατής
Θα ακούς ανθρώπους να σου μιλούν όλη την ώρα. Στο τηλέφωνο ή από κοντά, να σου ζητούν πράγματα, να ασκούν κριτική, να κάνουν παράπονα, να επαινούν. Όσο πιο προσεκτικά μάθεις να τους ακούς και να φιλτράρεις την ουσία των λόγων τους, τόσο πιο εύκολα και γρήγορα θα αντιλαμβάνεσαι τα αιτήματά τους και τον ξεχωριστό τρόπο επικοινωνίας που πρέπει να αναπτύξεις με τον καθένα.

4.Μην ξεχνάς να κρατάς σημειώσεις!
Εάν το αφεντικό σου ζητήσει κάτι, κράτα σημειώσεις.
Εάν κάποιος πελάτης καλέσει, κράτα σημειώσεις.
Γενικά: κράτα σημειώσεις!
Μη ζεις με την ψευδαίσθηση πως θα συγκρατήσεις τις λεπτομέρειες από μόνος σου. Στο τέλος της ημέρας θα είναι τόσα πολλά αυτά που θα σου έχουν ζητηθεί, που η πρώτη σημείωση θα μοιάζει με μια παλιά ανάμνηση.
Το notebook σου θα σε σώσει πιο πολλές φορές από αυτές που φαντάζεσαι!
Μην το υποτιμάς…

5.Άφησε τα προβλήματα στο σπίτι
Ίσως είχες μία δύσκολη ημέρα, με προβληματισμούς, σκέψεις και ερωτήματα. Η δουλειά και πόσω μάλλον μια δουλειά με ανθρωποκεντρικό χαρακτήρα και φυσική παρουσία, δεν σου αφήνει χώρο για «να φέρεις» μαζί σου αυτά τα προβλήματα. Βρες τη δύναμη να φέρεις το χαμόγελο στα χείλη και επικεντρώσου στο αντικείμενό σου.
Κανείς δε θέλει ένα φορτισμένο με αρνητική ενέργεια άτομο να τον υποδέχεται στην έναρξη των διακοπών του…

6.Εξυπηρέτησε τον κάθε πελάτη σαν να είναι ο πιο σημαντικός άνθρωπος στον κόσμο
Ο πελάτης χρειάζεται να νιώσει πως είσαι ο άνθρωπός του. Αυτός ο άνθρωπος που θα του δώσει απάντηση σε ό, τι ερώτημα έχει, που θα του εξασφαλίσει μια άριστη διαμονή, που θα τον εξυπηρετήσει με φροντίδα και όχι διεκπεραιωτικά.
Συστήσου εξ αρχής για να ξέρει σε ποιον απευθύνεται, κάνε τον να νιώσει οικεία από την πρώτη στιγμή, δώσε του μοναδικό χρόνο και δείξε ενδιαφέρον στα λεγόμενά του.

7. Dress to Impress
Η εικόνα είναι η πρώτη εντύπωση με την οποία έρχεται σε επαφή ο πελάτης, πριν ακόμη μιλήσει μαζί σου. Φρόντισε, εάν δεν υπάρχει συγκεκριμένη στολή, η ενδυμασία σου να ταιριάζει με το ύφος της επιχείρησης, να τηρεί τους τύπους και να πληροί όλες τις απαραίτητες προδιαγραφές που δημιουργούν στα μάτια του κοινού μια εικόνα επαγγελματισμού, αυτοπεποίθησης και γνώσης (ναι κι όμως, η σωστή ενδυμασία μπορεί να κάνει όλα αυτά!)

8.Ευγένεια- Το απόλυτο μυστικό
Ίσως θεωρείς περιττό να αναφερθούμε στην κυριότερη αρετή που οφείλει να έχει ο επαγγελματίας κάθε τομέα (και ο κάθε άνθρωπος στον πλανήτη, βέβαια) αλλά δεν είναι πάντα τόσο αυτονόητο. Η ευγένεια είναι το Άλφα και το Ωμέγα κάθε συναναστροφής, συνδιαλλαγής, επικοινωνίας, εξυπηρέτησης. Είναι εκείνο το στοιχείο που θα κάνει τον επαγγελματία να ξεχωρίσει, την επιχείρηση να επιτύχει, την υπηρεσία να κερδίσει πέντε αστέρια: η ευγένεια. Το βασικότερο και πλέον θεμελιώδες εφόδιο με το οποίο οφείλεις να οπλίσεις τον εαυτό σου και πίστεψέ με, θα κερδίσεις κι εσύ προσωπικά κάτι πολύ μεγαλύτερο και βαθύτερο από αυτό που φαντάζεσαι…

Γράψου στο Newsletter μας

Δήλωσε ενδιαφέρον!